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Come configurare e utilizzare Spaces su Gmail e Google Chat

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Alla conferenza annuale degli sviluppatori Google I/O nel maggio di quest’anno, Google ha annunciato Smart Canvas, una serie di funzionalità disponibili all’interno di Google Workspace che dovrebbero cambiare la tua esperienza quando lavori e collabori con gli altri. All’epoca, Smart Canvas era disponibile esclusivamente per i clienti dei piani Business Starter, Business Standard, Business Plus ed Enterprise e non per i normali account Gmail gratuiti.

Ora, Google è fabbricazione un paio di quelle funzionalità collaborative disponibili per tutti i suoi utenti, comprese quelle del suo livello gratuito. Con le modifiche più recenti, ora puoi utilizzare la maggior parte delle Google Apps dalla stessa schermata senza aprire una serie di schede per ognuna di esse e anche collaborare allo stesso tempo. In questo post, spiegheremo quali sono queste nuove modifiche disponibili per il tuo account Google, dove puoi utilizzarlo, come impostarlo e iniziare a utilizzarlo dal tuo account Gmail.

Imparentato: Come utilizzare le etichette come cartelle in Gmail

Un po’ di sottofondo…

Nel luglio dello scorso anno, Google annunciato una riprogettazione completamente nuova di Gmail per gli utenti dei suoi piani G Suite premium per rendere “una casa migliore per il lavoro”. Integrando i suoi servizi principali come video, chat, e-mail, file e attività, Google ha affermato che Gmail non è più solo un’app di posta, ma anche una piattaforma che ti consente di accedere a tutte le app di Google dalla stessa schermata tramite quello che hanno chiamato “un’app di posta integrata”. spazio di lavoro”.

La mossa è stata un mezzo per creare questa esperienza unificata in cui è possibile inviare e-mail, chattare con altri, collaborare su documenti ed effettuare videochiamate all’interno di una singola scheda del browser. In pochi mesi, l’azienda ha iniziato srotolare lo “spazio di lavoro integrato” a tutti i clienti di G Suite (ora Workspace) con le seguenti funzionalità:

  • Utilizzo di Google Chat all’interno di Gmail
  • Creazione di spazi per inviare messaggi a un gruppo di persone, condividere file e assegnare attività
  • Collabora con gli altri tramite Google Meet
  • Apri e modifica documenti insieme ad altri senza uscire da Gmail
  • Imposta la tua disponibilità
  • Ottieni risultati di ricerca che sono stati integrati con Gmail e Google Chat

Avanti veloce fino ad ora, Google è ora portando due delle sue funzionalità di Workspace agli account Google gratuiti (leggi come “tutti”): Google Chat e il suo “spazio di lavoro integrato” che in precedenza era disponibile solo per gli utenti di Google Workspace a pagamento. Ciò significa che tu e gli altri 3 miliardi di utenti avrete ora accesso gratuito all’esperienza completa di Google Workspace.

Qual è il nuovo “spazio di lavoro integrato” su Gmail?

Il nuovo “spazio di lavoro integrato” porterà la maggior parte delle sue funzionalità di collaborazione all’interno della barra laterale di Gmail con accesso a Google Chat, Spaces e Meet. Puoi collaborare con altri su app Google su Gmail ma in realtà non è presente in questa barra laterale. È invece disponibile quando condividi un documento di Documenti, Fogli o Presentazioni con qualcuno su Chat o Spaces (in precedenza Spaces).

Quando un tale documento viene aperto, dovresti vedere la nuova interfaccia all’interno di Gmail che ora carica il documento a destra e mostra il tuo thread di Google Chat attivo a sinistra. Un altro cambiamento significativo arriva sotto forma del tuo stato di Google Chat, che ora è facilmente accessibile nell’angolo in alto a destra della finestra di Gmail. Per impostazione predefinita, ti etichetterà come “Attivo” con un’icona verde, ma puoi passare rapidamente a “Non disturbare” o “Assente” per ridurre al minimo le distrazioni.

Leggi più in basso questo post per sapere come abilitare il nuovo “spazio di lavoro integrato” sul tuo account Google e utilizzare tutte le nuove funzionalità al suo interno.

Spazio di lavoro integrato o Google Rooms o Spaces: come lo chiami?

Al momento del suo annuncio lo scorso anno, Google ha definito le nuove funzionalità di collaborazione in Chat Spaces “spazio di lavoro integrato”, sebbene fossero le chat room a costituire una parte significativa delle funzionalità. Quando le nuove funzionalità sono state implementate a settembre, l’azienda ha continuato a chiamarlo “spazio di lavoro integrato”, ma ha anche presentato “Stanze” come uno dei componenti distinti della nuova interfaccia di Gmail.

Con le sue ultime post sul blog, Google ha chiarito che le Stanze verranno rinominate in “Spazi” offrendo una sezione dedicata alla gestione di persone, argomenti e conversazioni. La società afferma che il passaggio da Rooms a Spaces avverrà durante l’estate, ma per ora le nuove funzionalità collaborative sono ancora disponibili come Rooms all’interno dell’app Gmail.


Aggiornare [September 14, 2021]: “Spaces” è ora finalmente disponibile all’interno di Google Chat e Gmail con entrambe le app su Android che ricevono il nuovo rebranding. Su Gmail, Spaces è presente per i telefoni con Android 12 beta; il che potrebbe significare che la funzione potrebbe essere stata portata insieme alla riprogettazione di Material You per l’app Gmail sul prossimo sistema operativo Android. Su Google Chat, tuttavia, la nuova scheda Spaces è visibile anche su Android 11, a condizione che tu stia eseguendo l’ultima versione di Google Chat dal Play Store.

Sui client web di Gmail e Google Chat, tuttavia, mostra ancora “Stanze” invece di “Spazi” ma in base ai recenti sviluppi, dovremmo iniziare a vedere gli spazi apparire all’interno di entrambi i servizi in qualunque momento presto.


Se ciò non fosse abbastanza confuso, questa non è la prima volta che Google ha marchiato qualcosa “Spaces” poiché la società una volta ha sperimentato un’app di messaggistica nel 2016 prima di chiuderla completamente entro otto mesi.

Poiché la nuova funzionalità ha iniziato a comparire sugli smartphone degli utenti come Spaces, continueremo a utilizzare “Spaces” per il resto di questo post.

Come abilitare Google Spaces per la collaborazione

È possibile accedere al nuovo “spazio di lavoro integrato” all’interno di Gmail solo dopo aver premuto l’interruttore su Google Chat all’interno dell’interfaccia di posta elettronica di Google, il che non ha molto senso, ma la presenza di tale opzione significa che è possibile tornare al vecchio Gmail se si trova tutte le sue nuove funzionalità travolgenti da affrontare. Questo particolare passaggio della configurazione può essere eseguito solo su un desktop e non sull’app Gmail sul telefono.

Per iniziare, apri mail.google.com sul Web e accedi con il tuo account Google se non lo hai. All’interno di Gmail, fai clic sull’icona della ruota dentata nell’angolo in alto a destra.

Quando si apre il pannello Impostazioni rapide sul lato destro, fai clic sull’opzione “Visualizza tutte le impostazioni” in alto.

Verrà visualizzata la schermata Impostazioni all’interno di Gmail. Qui, seleziona la scheda “Chatta e incontra” in alto.

In “Chat and Meet”, seleziona l’opzione “Google Chat” all’interno di “Chat”. Prima della selezione, per impostazione predefinita verrà selezionata la “Classe di Hangouts”.

Ti verrà chiesto con una finestra di dialogo che dice “Benvenuto in Chat in Gmail”. Per confermare il passaggio al nuovo “spazio di lavoro integrato”, fare clic su “OK”.

Inoltre, puoi scegliere in quale lato della posta in arrivo vuoi che Google Chat appaia selezionando la tua scelta preferita in “Posizione chat”.

È necessario salvare le modifiche affinché le impostazioni abbiano effetto. Fai clic sul pulsante “Salva modifiche” sullo schermo e attendi che Gmail si ricarichi.

Una volta ricaricato Gmail, dovresti essere in grado di vedere il nuovo “spazio di lavoro integrato” che mostra Mail, Chat, Stanze e Meet come schede nella barra laterale sinistra/destra.

Dove puoi accedere a tutte le Google Apps for Collaboration?

Poiché il nuovo “spazio di lavoro integrato” ruota attorno a Google Spaces (presto Spaces), puoi utilizzarlo ovunque Google Spaces sia accessibile. Sebbene l’esperienza unificata sia progettata principalmente per Gmail sul Web, c’è un altro spazio da cui puoi accedervi. Una volta che l’interruttore di Google Chat è stato abilitato all’interno di Gmail come spiegato sopra, puoi utilizzare lo “spazio di lavoro integrato” di Google direttamente all’interno di Google Chat sul Web.

Quindi, per rispondere alla tua domanda, puoi accedere al nuovissimo “spazio di lavoro integrato” per la collaborazione andando su:

Come impostare uno spazio su Google Chat

Parte integrante del nuovo “spazio di lavoro integrato” all’interno di Gmail è Google Space, accessibile da una barra laterale su Gmail e Google Chat. Segui i passaggi seguenti per configurare uno spazio per iniziare a collaborare con gli altri.

Crea uno spazio

Su PC

Apri o Gmail o Google Chat su un browser web sul tuo computer e accedi con il tuo account Google, se non l’hai già fatto. A seconda di come l’hai impostato, dovresti vedere la scheda Spazi o Stanze sulla barra laterale sinistra o su quella destra.

Se non hai mai effettuato l’accesso a Google Spaces, verrà ridotto a icona nella barra laterale sinistra. Per espanderlo, clicca sulla freccia adiacente alla scheda Spazi o Stanze.

Per creare uno spazio o una stanza su Google Chat o Gmail, fai clic sull’icona “+”. Quando viene visualizzato un menu extra, seleziona l’opzione “Crea stanza”.

Apparirà una nuova finestra di dialogo “Crea uno spazio”, che ti chiederà di inserire il nome dello spazio che stai per creare nel primo campo di testo.

Successivamente, dovrai inserire il nome o l’indirizzo e-mail delle persone che desideri aggiungere alla chat.

Dopo aver aggiunto tutti allo spazio, fai clic su “Crea”.

Il tuo spazio dovrebbe essere creato e sarà visibile nella scheda “Spazi” nella barra laterale di Gmail o Google Chat.

Al telefono

Come è stato spiegato sopra, puoi accedere a Spaces su entrambe le app Gmail o Google Chat sul tuo telefono. Per accedere alla sezione Space e creare uno Space, apri una di queste app e seleziona la scheda “Spazi” in basso. All’interno di Spaces, tocca il fumetto “Nuovo spazio” nell’angolo in basso a destra dello schermo.

Quindi, seleziona l’opzione “Crea uno spazio” sullo schermo.

Ora aggiungi un nome per il tuo spazio all’interno della schermata “Crea uno spazio”, quindi tocca “Avanti”.

Nella schermata successiva, potrai aggiungere persone direttamente al tuo spazio. Puoi aggiungere persone dai suggerimenti in base a chi contatti di frequente o cercare il loro nome o indirizzo email nel campo di testo sopra. Tocca semplicemente il nome della persona per aggiungerla al tuo spazio e, una volta che tutti sono stati aggiunti, tocca “Fine” nell’angolo in alto a destra dello schermo per completare il processo.

Aggiungi persone a uno spazio

Anche se ti verrà chiesto di aggiungere persone a uno Space al momento della creazione di uno Space, puoi aggiungere più persone a uno Space selezionando lo Space dalla barra laterale di Gmail o Chat per inserirne uno.

Una volta che sei all’interno di uno spazio, fai clic sul nome dello spazio in alto appena sotto la barra di ricerca.

Quando viene visualizzato un menu, seleziona l’opzione “Aggiungi persone”.

All’interno della finestra di dialogo “Aggiungi persone allo spazio”, inserisci il nome o l’indirizzo e-mail delle persone che desideri invitare allo spazio, quindi fai clic su “Invia”.

Sul telefono, puoi aggiungere chiunque anche dopo che i tuoi Space sono stati creati. Per questo, apri gli Space che hai creato in precedenza e tocca il nome dello Space nella parte superiore dello schermo.

All’interno della schermata “Opzioni di conversazione” che appare in seguito, tocca “Invita persone” e inizia ad aggiungere più persone al tuo spazio.

Unisciti a uno spazio a cui sei stato invitato

Se qualcuno ha creato uno spazio per te, riceverai un invito su Gmail. Per accedere all’invito, apri mail.google.com su un browser web e accedi al tuo account Google. All’interno di Gmail, cerca l’e-mail che dice “[Name of] Spazio – Invito a partecipare” e aprilo.

Quando la posta si apre, dovresti essere in grado di vedere il tuo invito e chi te lo ha inviato. Per partecipare allo spazio a cui sei stato invitato, fai clic sull’opzione Apri in Google Chat all’interno dell’invito.

Apparirà una nuova finestra popup che mostra un’anteprima dello Space fino ad ora. Fare clic sul pulsante “Partecipa” in questo popup per accedere allo spazio.

La schermata di Gmail passerà ora allo Space che hai appena inserito mostrandoti tutte le schede a sinistra e la cronologia dei messaggi per lo Space nel pannello di destra.

Attiva/disattiva cronologia messaggi

Tu e gli altri in uno Space potete scegliere di mantenere la Cronologia messaggi abilitata o disabilitata in qualsiasi momento e questa opzione è disponibile anche per i membri dello Space che non l’hanno creata. Quando la cronologia dei messaggi è disattivata, tutte le conversazioni che si verificano all’interno di un thread vengono rimosse dopo 24 ore. Se la cronologia dei messaggi è abilitata, tutti i messaggi nella conversazione verranno conservati a tempo indeterminato.

Per attivare la cronologia dei messaggi su Spaces, inserisci uno Space su Gmail o Google Chat. All’interno di uno spazio, fai clic sul nome dello spazio in alto.

Nel menu che appare, puoi fare clic su “Attiva/disattiva cronologia” per abilitare o disabilitare la cronologia dei messaggi per le conversazioni che si svolgono all’interno dello spazio.

Chiunque in uno Space può attivare/disattivare la cronologia dei messaggi e qualsiasi modifica apportata sarà visibile a tutti nello Space.

Sul telefono, puoi attivare la cronologia dei messaggi aprendo prima lo spazio e quindi toccando il nome dello spazio al…